Подписание электронных отчетов

Многие предприниматели сталкиваются с финансовыми отчетами в электронной форме. Но, как оказалось, для некоторых большой проблемой является подписание простых электронных актов, а именно отчетов. Почему? Поправка в Законе о бухгалтерском учете ввела обязательство подписывать файл электронного отчета (XML) квалифицированной электронной подписью или подписью, подтвержденной доверенным профилем ePUAP.

Принцип остался неизменным: документ должен быть подписан всеми членами совета, действующими в качестве глав подразделений. Отсутствие подписи в электронном отчете требует обязательно расписанных причин этого факта. Требуемые сроки подписания должны строго соблюдаться, поскольку только подписанный финансовый отчет может считаться полноценным. Таким образом, дата подачи последней из необходимых подписей в отчете завершает процесс его полного подписания.

С другой стороны, нарушения установленные законом сроков или другие нарушения при подготовке электронного отчета могут повлечь за собой различные правовые санкции, предусмотренные в Законе о бухгалтерском учете (штраф, лишение свободы на срок до 2 лет или сразу оба). Таким образом, стоит быть полностью уверенным в том, что обязательства, которые требуются в соответствии с положениями Закона, соблюдены в электронной форме отчета.

Особенно большие проблемы стоят перед теми организациями, которыми управляют иностранные граждане. У них также есть положение, которое требует подписания электронного отчета с квалифицированной подписью или доверенным профилем.

Иностранные предприниматели могут бесплатно создать доверенный профиль, если у них есть польский номер PESEL. В то же время, правила не налагают обязательно иметь номер PESEL в связи с управлением юридическим лицом, зарегистрированным в Польше, поэтому данные многих менеджеров не отображаются в Универсальной электронной системе учета населения. Сам PESEL можно получить только тогда, когда есть возможность зарегистрироваться, и для этого также будет необходим постоянный вид на жительство (ВНЖ).

В случае людей, которые не отвечают требованиям, связанным с регистрацией в Польше, необходимо подать заявление в соответствующий офис коммуны для регистрационного номера, предоставляя правовую основу или официальное обязательство, которое требует номер PESEL, как это имеет место быть в случае электронных отчетов. Заявление на получение номера PESEL также может быть подано адвокатом.

Второй способ подписания квалифицированной электронной подписи, подразумевает ее покупку. Сам сертификат выдается одним из аккредитованных поставщиков на основании подтверждения (граждане ЕС) или паспорта, номер PESEL не требуется. Также можно использовать квалифицированную электронную подпись, выданную в другой стране ЕС.

Однако трудно четко указать, какое решение для подписания электронного отчета лучше. С одной стороны, использование профиля e-PUAP бесплатно, однако оно требует отправки подписанного документа на сайте системы e-PUAP, где они подписаны. Чтобы документ мог быть подписан в электронном виде большим количеством людей, каждый из них должен иметь зарегистрированную учетную запись e-PUAP и доступ к совместной учетной записи организации, созданной на этом портале.

Чтобы подписать файл электронного отчета доверенным профилем, достаточно иметь к нему доступ через IT - инфраструктуру компании, где к файлу прикрепляются последующие подписи. Поэтому рекомендуется заранее обсудить процедуру подписания с IT - службами в компании, чтобы спланировать ее заранее. Очевидно, что у одного и того же человека нет препятствий для получения квалифицированной подписи и доверенного профиля. Электронный обмен документами между гражданами и администрацией требует аутентификации. В связи с тем, что сайт системы ePUAP постоянно развивается, случаев, в которых необходима электронная подпись документов, будет все больше и больше. Таким образом, для иностранных граждан, не имеющих номера PESEL, самым безопасным решением будет доступ как к доверенному профилю, так и к квалифицированной подписи. Однако для этого требуется время, а для многих организаций его не хватает все больше и больше.