Polityka prywatności.

Data obowiązywania: 10 sierpnia 2026 r. · Wersja: 1.0

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób inPL Group Sp. z o.o. przetwarza dane osobowe osób:

• korzystających ze strony internetowej inPL Group, w tym z formularzy kontaktowych;
• kontaktujących się z nami telefonicznie, pocztą elektroniczną lub w inny sposób;
• zainteresowanych naszą ofertą;
• będących klientami, kontrahentami albo ich przedstawicielami, pełnomocnikami, pracownikami lub osobami kontaktowymi;
• korzystających z Panelu Klienta inPL;
• otrzymujących od nas informacje marketingowe;
• uczestniczących w rekrutacji prowadzonej przez inPL Group.

W Polityce opisujemy w szczególności cele i podstawy prawne przetwarzania danych, kategorie odbiorców danych, okresy ich przechowywania oraz prawa osób, których dane dotyczą.

Szczegółowe informacje dotyczące wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii znajdują się w odrębnej Polityce plików cookies.

2. Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest inPL Group Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Lublinie, ul. Garbarska 18/10, 20-340 Lublin, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000605773, NIP 7123309690, REGON 363908422, dalej jako „inPL Group” albo „Administrator”.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz korzystaniem z praw wynikających z RODO można skontaktować się z nami:

• pocztą elektroniczną: info@inpl.eu;
• korespondencyjnie: inPL Group Sp. z o.o., ul. Garbarska 18/10, 20-340 Lublin.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu kontaktu, rodzaju relacji oraz świadczonych usług możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne, np. imię, nazwisko, stanowisko, funkcja pełniona w organizacji;
• dane kontaktowe, np. adres e-mail, numer telefonu i adres korespondencyjny;
• dane dotyczące firmy lub prowadzonej działalności, np. nazwa firmy, NIP, KRS, kraj rejestracji i dane osób reprezentujących;
• dane zawarte w zapytaniach, korespondencji, dokumentach i materiałach przekazanych nam w związku z przygotowaniem oferty lub realizacją usługi;
• dane niezbędne do zawarcia, realizacji i rozliczenia umowy;
• dane dotyczące płatności i rozliczeń, przy czym nie przechowujemy pełnych danych instrumentów płatniczych, jeżeli płatność jest obsługiwana przez zewnętrznego operatora;
• dane związane z reklamacjami, zgłoszeniami i wsparciem technicznym;
• dane dotyczące preferencji marketingowych i udzielonych zgód;
• dane podawane w dokumentach aplikacyjnych podczas rekrutacji;
• dane techniczne związane z korzystaniem ze strony lub Panelu Klienta, np. adres IP, data i godzina połączenia, rodzaj przeglądarki, system operacyjny, informacje o urządzeniu, adres odwiedzanej podstrony oraz dane zapisane za pomocą cookies lub podobnych technologii.

Prosimy, aby w formularzach i zwykłej korespondencji nie przekazywać danych, które nie są potrzebne do obsługi sprawy, w szczególności szczególnych kategorii danych osobowych, chyba że ich przekazanie jest konieczne do realizacji zleconej usługi i zostało z nami wcześniej uzgodnione.

4. Źródła danych

Najczęściej otrzymujemy dane bezpośrednio od osoby, której dotyczą. Możemy również otrzymać je:

• od klienta lub kontrahenta, który wskazał swoich przedstawicieli, pracowników, współpracowników albo osoby kontaktowe;
• od osoby reprezentującej firmę lub organizację;
• od naszych partnerów i podwykonawców uczestniczących w realizacji usługi;
• z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł, np. KRS, CEIDG, wykazu podatników VAT lub stron internetowych przedsiębiorstw;
• od podmiotów uprawnionych do przekazania danych na podstawie przepisów prawa.

Jeżeli otrzymaliśmy dane od innej osoby lub z innego źródła, możemy przetwarzać w szczególności dane identyfikacyjne, kontaktowe, zawodowe, informacje o pełnionej funkcji oraz dane związane z reprezentowaną organizacją.

5. Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

5.1. Korzystanie ze strony internetowej i jej bezpieczeństwo

Dane techniczne, w szczególności adres IP oraz informacje zapisane w logach serwera, przetwarzamy w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony;
• utrzymania bezpieczeństwa systemów;
• wykrywania błędów, prób nieuprawnionego dostępu i innych nadużyć;
• administrowania stroną oraz sporządzania podstawowych statystyk technicznych.

Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa, stabilności i prawidłowego działania serwisu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Standardowo przechowujemy logi przez okres do 90 dni. Możemy przechowywać wybrane informacje dłużej, jeżeli jest to niezbędne do wyjaśnienia incydentu bezpieczeństwa, przeciwdziałania nadużyciom albo dochodzenia lub obrony roszczeń.

5.2. Formularz kontaktowy, korespondencja i zapytania

Dane podane w formularzu kontaktowym lub przekazane podczas kontaktu przetwarzamy w celu:

• udzielenia odpowiedzi;
• obsługi korespondencji i zgłoszenia;
• przedstawienia informacji o naszych usługach;
• przygotowania oferty;
• podjęcia na żądanie zainteresowanej osoby działań przed zawarciem umowy.

Jeżeli kontakt dotyczy możliwego zawarcia umowy, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. W pozostałych przypadkach podstawą jest nasz prawnie uzasadniony interes polegający na obsłudze korespondencji i relacji biznesowych — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane dotyczące zapytania, które nie doprowadziło do zawarcia umowy, przechowujemy przez okres prowadzenia korespondencji, a następnie co do zasady przez maksymalnie 24 miesiące od ostatniego kontaktu. Jeżeli dane są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, możemy je przechowywać do czasu upływu odpowiedniego terminu przedawnienia.

5.3. Zawarcie i realizacja umowy

Dane klientów będących osobami fizycznymi przetwarzamy w celu zawarcia i wykonania umowy, świadczenia zamówionych usług, kontaktu operacyjnego, prowadzenia rozliczeń, obsługi zgłoszeń oraz zapewnienia wsparcia. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Dane przedstawicieli, pełnomocników, pracowników i osób kontaktowych klienta lub kontrahenta przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest zawarcie i prawidłowa realizacja umowy z reprezentowaną przez te osoby organizacją, utrzymywanie kontaktu biznesowego oraz dokumentowanie ustaleń.

Dane przechowujemy przez okres obowiązywania umowy, a następnie do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń wynikających z umowy lub przepisów prawa.

5.4. Obowiązki prawne i rozliczenia

Dane przetwarzamy w celu realizacji obowiązków wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz innych przepisów mających zastosowanie do świadczonych przez nas usług. Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Dokumentację przechowujemy przez okres wymagany przez właściwe przepisy prawa, liczony zgodnie z zasadami odnoszącymi się do danego rodzaju dokumentacji.

5.5. Reklamacje, roszczenia i zapobieganie nadużyciom

Dane możemy przetwarzać w celu rozpatrywania reklamacji, wykrywania nadużyć, ustalania odpowiedzialności oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Podstawą jest, zależnie od sytuacji, wykonanie umowy — art. 6 ust. 1 lit. b RODO — obowiązek prawny — art. 6 ust. 1 lit. c RODO — albo nasz prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora i zapewnieniu bezpieczeństwa działalności — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane przechowujemy do zakończenia postępowania lub wyjaśnienia sprawy, a następnie do czasu upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń.

5.6. Marketing własnych usług

Dane klientów, potencjalnych klientów oraz osób reprezentujących klientów możemy przetwarzać w celu informowania o naszych usługach i utrzymywania relacji biznesowych. Podstawą przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego własnych usług może być nasz prawnie uzasadniony interes — art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli przepisy wymagają uprzedniej zgody na wykorzystanie określonego kanału komunikacji, w szczególności poczty elektronicznej albo telefonu, wysyłamy informacje marketingowe za pośrednictwem tego kanału dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody.

Dane przetwarzamy do czasu wniesienia sprzeciwu wobec marketingu, wycofania zgody albo zakończenia przez nas działań marketingowych. Informację o sprzeciwie lub wycofaniu zgody możemy zachować w ograniczonym zakresie w celu wykazania poszanowania decyzji użytkownika i spełnienia obowiązku rozliczalności.

5.7. Analityka i narzędzia marketingowe na stronie

Jeżeli korzystamy z opcjonalnych narzędzi analitycznych lub marketingowych wykorzystujących cookies lub podobne technologie, dane przetwarzamy na podstawie zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Narzędzia te nie powinny być uruchamiane przed wyrażeniem zgody.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie za pomocą panelu ustawień cookies dostępnego na stronie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Szczegółowe informacje o używanych narzędziach, dostawcach, okresach działania oraz sposobie zarządzania zgodami znajdują się w Polityce plików cookies i panelu ustawień cookies.

5.8. Rekrutacja

Dane kandydatów przetwarzamy w celu przeprowadzenia rekrutacji, w zakresie wymaganym przepisami prawa pracy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO — oraz w zakresie danych dobrowolnie podanych przez kandydata — na podstawie zgody, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku danych szczególnych kategorii także art. 9 ust. 2 lit. a RODO.

Dane przetwarzamy do zakończenia rekrutacji, a następnie przez okres potrzebny do ochrony przed ewentualnymi roszczeniami. Jeżeli kandydat udzielił odrębnej zgody na udział w przyszłych rekrutacjach, dane przechowujemy przez okres wskazany w tej zgodzie, nie dłużej jednak niż 12 miesięcy, chyba że zgoda zostanie wcześniej wycofana.

6. inPL Group jako podmiot przetwarzający

W ramach usług księgowych, kadrowo-płacowych, BPO, IT lub innych usług realizowanych na rzecz klientów inPL Group może przetwarzać dane osobowe pracowników, współpracowników, klientów lub kontrahentów naszych klientów nie jako administrator, lecz jako podmiot przetwarzający działający na udokumentowane polecenie klienta.

W takim przypadku administratorem danych pozostaje klient inPL Group i to on określa cele oraz sposoby przetwarzania danych, a także realizuje obowiązek informacyjny wobec osób, których dane dotyczą. Wniosek dotyczący takich danych możemy przekazać właściwemu klientowi albo współpracować z nim przy jego realizacji zgodnie z zawartą umową powierzenia przetwarzania danych.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być udostępniane lub powierzane, w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu:

• dostawcom hostingu, serwerów, poczty elektronicznej, systemów informatycznych, cyberbezpieczeństwa, archiwizacji i wsparcia technicznego;
• dostawcom Panelu Klienta, systemów obiegu dokumentów, CRM, formularzy i komunikacji;
• bankom, operatorom płatności oraz dostawcom usług finansowych;
• podmiotom świadczącym usługi księgowe, audytorskie, kadrowe, kurierskie i tłumaczeniowe;
• kancelariom prawnym, doradcom podatkowym, notariuszom i innym specjalistom uczestniczącym w realizacji usługi;
• dostawcom narzędzi analitycznych i marketingowych — wyłącznie w zakresie zgodnym z udzielonymi zgodami;
• organom publicznym, sądom i innym uprawnionym podmiotom, gdy obowiązek udostępnienia danych wynika z przepisów prawa;
• innym podmiotom uczestniczącym w realizacji zamówionej usługi, o czym osoba, której dane dotyczą, zostanie poinformowana, jeżeli wymagają tego przepisy.

W zależności od charakteru współpracy odbiorcy mogą działać jako podmioty przetwarzające dane w naszym imieniu albo jako odrębni administratorzy.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo umożliwiać dostęp do danych z państwa trzeciego.

Jeżeli dochodzi do takiego transferu, stosujemy mechanizm przewidziany w RODO, w szczególności:

• decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony;
• uczestnictwo odbiorcy w uznanym mechanizmie zapewniającym odpowiedni stopień ochrony, jeżeli ma zastosowanie;
• standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską wraz z dodatkowymi zabezpieczeniami, jeżeli są potrzebne;
• jeden z wyjątków przewidzianych w art. 49 RODO, gdy znajduje zastosowanie w konkretnej sytuacji.

Informacje o mechanizmie zastosowanym wobec konkretnego dostawcy oraz o możliwości uzyskania kopii zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z nami pod adresem info@inpl.eu. Informacje dotyczące transferów związanych z cookies znajdują się również w Polityce plików cookies.

9. Dobrowolność lub obowiązek podania danych

Podanie danych podczas korzystania z formularza kontaktowego jest dobrowolne, lecz bez podania danych oznaczonych jako wymagane nie będziemy mogli odpowiedzieć na zapytanie.

Podanie danych potrzebnych do zawarcia i realizacji umowy jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia umowy lub wykonania zamówionej usługi. Podanie niektórych danych może być obowiązkowe na podstawie przepisów prawa, w szczególności przepisów podatkowych, rachunkowych lub dotyczących przeciwdziałania praniu pieniędzy.

Udzielenie zgody marketingowej lub zgody na opcjonalne cookies jest dobrowolne i nie jest warunkiem zawarcia ani realizacji umowy.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać prawo do:

• dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie zgody;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, można w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, bez konieczności uzasadniania sprzeciwu. Po jego otrzymaniu zaprzestaniemy przetwarzania danych w tym celu.

W celu realizacji praw można skontaktować się z nami pod adresem info@inpl.eu. Przed realizacją wniosku możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Nie podejmujemy wobec osób korzystających ze strony, kontaktujących się z nami ani korzystających z naszych usług decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływających, które opierałyby się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu.

Jeżeli w przyszłości taki proces zostanie wdrożony, przed rozpoczęciem jego stosowania przekażemy wymagane informacje o zasadach działania, znaczeniu i przewidywanych konsekwencjach takiego przetwarzania oraz zapewnimy prawa wymagane przez RODO.

12. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, zmianą lub nieuprawnionym ujawnieniem. Zakres zabezpieczeń jest dostosowywany do charakteru danych, sposobu ich przetwarzania oraz rozpoznanych ryzyk.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby upoważnione albo podmioty, które potrzebują danych do wykonania powierzonych im zadań i są zobowiązane do zapewnienia odpowiedniego poziomu ochrony.

13. Zewnętrzne serwisy i odnośniki

Strona może zawierać odnośniki do zewnętrznych serwisów, w tym portali społecznościowych i Panelu Klienta. Po przejściu do zewnętrznego serwisu dane są przetwarzane również zgodnie z zasadami określonymi przez jego operatora. Zalecamy zapoznanie się z polityką prywatności właściwego serwisu.

Samo wyświetlenie odnośnika do serwisu społecznościowego nie powinno powodować przekazania danych temu serwisowi. Do przekazania danych może dojść po kliknięciu odnośnika lub uruchomieniu osadzonej funkcji, a w przypadku technologii wymagających zgody — po jej uprzednim wyrażeniu.

14. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w przypadku zmiany przepisów, zakresu usług, stosowanych technologii lub sposobów przetwarzania danych. Aktualna wersja jest zawsze publikowana na stronie wraz z datą jej obowiązywania.

Jeżeli zmiana będzie istotna dla osób, których dane dotyczą, poinformujemy o niej w odpowiedni sposób, np. przez komunikat na stronie, wiadomość wysłaną na posiadany adres e-mail albo informację w Panelu Klienta.