Kadry · Płace · ZUS · PPK

Obsługa kadrowo-płacowa dla firm.

Przejmujemy bieżącą obsługę kadr i płac — od dokumentacji pracowniczej i naliczania wynagrodzeń po ZUS, PPK oraz raportowanie. Wspieramy również zatrudnianie cudzoziemców i rozliczanie pracowników delegowanych.

Kadry i płace prowadzone w jednym standardzie.

Obsługujemy pracodawców zatrudniających pracowników oraz współpracujących ze zleceniobiorcami. Prowadzimy dokumentację kadrową, naliczamy wynagrodzenia oraz przygotowujemy rozliczenia ZUS, PIT i PPK.

Zakres współpracy może obejmować cały proces kadrowo-płacowy albo wybrane czynności. Każdy klient otrzymuje stałą osobę do kontaktu, uzgodniony harmonogram obsługi oraz dostęp do dokumentów i raportów w portalu klienta inPL.

Prawo pracy
dokumenty i procesy zgodne z obowiązującymi normami
e-Obieg
bezpieczny dostęp do akt niezależnie od lokalizacji
Raporty
miesięczne zestawienia dopasowane do modelu firmy
4 języki
obsługa PL · EN · UA · RU

01 Zakres obsługi

Kompleksowy outsourcing kadr i płac.

Możemy przejąć cały proces kadrowo-płacowy albo jego uzgodnioną część. Zakres obejmuje dokumentację pracowniczą, naliczanie wynagrodzeń, rozliczenia publicznoprawne oraz raportowanie — zgodnie z harmonogramem ustalonym z klientem.

  • Prowadzenie dokumentacji kadrowej i akt osobowych
  • Przygotowywanie umów o pracę, umów zlecenia, umów o dzieło, aneksów oraz pozostałych uzgodnionych dokumentów
  • Obsługa dokumentacji związanej z zatrudnieniem, zmianą warunków zatrudnienia i zakończeniem współpracy
  • Prowadzenie ewidencji urlopów, nieobecności i czasu pracy na podstawie danych przekazanych przez klienta
  • Sporządzanie list płac i indywidualnych kart wynagrodzeń
  • Naliczanie wynagrodzeń z umów cywilnoprawnych
  • Rozliczanie premii, dodatków, potrąceń, świadczeń i innych składników wynagrodzenia
  • Obliczanie zaliczek na podatek dochodowy oraz składek ZUS
  • Przygotowywanie i elektroniczne przekazywanie deklaracji zgłoszeniowych, wyrejestrowujących i rozliczeniowych do ZUS
  • Przygotowywanie dokumentacji zasiłkowej przekazywanej do ZUS
  • Przygotowywanie deklaracji i informacji podatkowych związanych z wynagrodzeniami, w tym PIT-11 i PIT-4R
  • Obsługa obowiązków związanych z PPK w uzgodnionym zakresie
  • Przygotowywanie zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu
  • Przygotowywanie raportów kadrowo-płacowych oraz danych dla księgowości i zarządu
  • Przygotowywanie zestawień albo plików płatniczych dotyczących wynagrodzeń i zobowiązań publicznoprawnych — jeżeli obejmuje to uzgodniony zakres współpracy

Przygotowanie plików płatniczych nie oznacza automatycznej realizacji przelewów przez inPL.

02 Obsługa kadrowa

Dokumentacja pracowników
i zleceniobiorców.

Prowadzimy bieżącą administrację kadrową od rozpoczęcia zatrudnienia lub współpracy do jej zakończenia. Dokumenty przygotowujemy na podstawie informacji przekazanych przez klienta oraz zgodnie z uzgodnionym podziałem obowiązków.

Rozpoczęcie zatrudnienia

Przygotowujemy umowy, informacje o warunkach zatrudnienia oraz pozostałe dokumenty wymagane przy zatrudnieniu pracownika albo rozpoczęciu współpracy ze zleceniobiorcą.

Akta osobowe i dokumentacja bieżąca

Prowadzimy i aktualizujemy dokumentację pracowniczą, aneksy, oświadczenia oraz inne uzgodnione dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia.

Czas pracy, urlopy i nieobecności

Prowadzimy ewidencje i przygotowujemy dane do rozliczeń na podstawie informacji dostarczonych przez klienta zgodnie z ustalonym harmonogramem.

Zakończenie zatrudnienia lub współpracy

Przygotowujemy dokumentację związaną z rozwiązaniem albo wygaśnięciem umowy, w tym świadectwa pracy i wymagane dokumenty rozliczeniowe.

03 Obsługa płacowa

Naliczanie wynagrodzeń
i obsługa płac.

Przygotowujemy miesięczne rozliczenia wynagrodzeń na podstawie dokumentów, ewidencji czasu pracy i informacji przekazanych przez klienta. Przed zamknięciem listy płac uzgadniamy dane wymagające potwierdzenia.

Listy płac

Naliczamy wynagrodzenia pracowników z uwzględnieniem czasu pracy, nieobecności, premii, dodatków oraz innych przekazanych składników.

Umowy cywilnoprawne

Przygotowujemy rachunki i rozliczenia wynagrodzeń wynikających z umów zlecenia oraz umów o dzieło.

Potrącenia, świadczenia i rozliczenia końcowe

Uwzględniamy uzgodnione potrącenia, świadczenia, korekty oraz należności związane z zakończeniem zatrudnienia albo współpracy.

Dane do wypłaty wynagrodzeń

Przygotowujemy zestawienia lub pliki płatnicze zgodnie z ustalonym zakresem. Klient zatwierdza dane i realizuje przelewy, chyba że umowa przewiduje inny model obsługi.

04 ZUS · PIT · PPK

Rozliczenia pracowników
i obowiązki pracodawcy.

Na podstawie prowadzonej dokumentacji oraz zatwierdzonych danych płacowych przygotowujemy zgłoszenia, deklaracje i informacje wymagane od pracodawcy. Zakres czynności oraz sposób składania dokumentów zależą od udzielonych pełnomocnictw i przyjętego modelu współpracy.

Zgłoszenia i rozliczenia ZUS

Przygotowujemy dokumenty zgłoszeniowe, wyrejestrowujące i rozliczeniowe oraz przekazujemy je elektronicznie do ZUS w uzgodnionym zakresie.

Zasiłki i dokumentacja dla ZUS

Sporządzamy dokumenty dotyczące świadczeń chorobowych, opiekuńczych, macierzyńskich i innych rozliczeń zasiłkowych na podstawie otrzymanych informacji.

PIT związany z wynagrodzeniami

Obliczamy zaliczki na podatek dochodowy oraz przygotowujemy wymagane deklaracje i informacje, w tym PIT-11 i PIT-4R.

Pracownicze Plany Kapitałowe

Obsługujemy obowiązki dotyczące PPK w zakresie uzgodnionym z klientem, w tym dane uczestników, naliczanie wpłat i przygotowywanie informacji potrzebnych do rozliczeń.

05 Zatrudnianie cudzoziemców

Kadry i płace pracowników zagranicznych.

Wspieramy pracodawcę w organizacji dokumentacji potrzebnej do zatrudniania cudzoziemców w Polsce. Łączymy obsługę kadrowo-płacową z kontrolą dokumentów dotyczących legalnego pobytu i dostępu pracownika do polskiego rynku pracy.

Weryfikacja podstawy zatrudnienia

Sprawdzamy przekazane dokumenty dotyczące pobytu i pracy oraz wskazujemy, jakie formalności powinny zostać wykonane przed rozpoczęciem albo kontynuowaniem zatrudnienia.

Dokumentacja pracodawcy

Przygotowujemy dokumenty i zgłoszenia należące do obowiązków pracodawcy w uzgodnionym zakresie oraz koordynujemy ich obieg.

Kontrola terminów dokumentów

Pomagamy uporządkować informacje o okresach ważności dokumentów i terminach czynności wymaganych po stronie pracodawcy lub pracownika.

Obsługa wielojęzyczna

Komunikacja z pracodawcą i pracownikiem może być prowadzona w języku polskim, angielskim, ukraińskim albo rosyjskim.

06 Pracownicy delegowani

Rozliczanie pracowników delegowanych za granicę.

Wspieramy pracodawców delegujących pracowników z Polski do czasowego wykonywania pracy w innych państwach. Zakres rozliczeń ustalamy indywidualnie, ponieważ obowiązki zależą między innymi od kraju wykonywania pracy, okresu delegowania oraz sytuacji pracownika.

Dokumentacja delegowania

Przygotowujemy uzgodnione dokumenty kadrowe i płacowe związane z delegowaniem oraz porządkujemy dane potrzebne do prawidłowego rozliczenia pracownika.

Wynagrodzenie i świadczenia

Naliczamy wynagrodzenie z uwzględnieniem przekazanych informacji o czasie i miejscu pracy, należnych dodatkach, świadczeniach oraz zasadach obowiązujących przy danym delegowaniu.

Składki i zaświadczenie A1

Wspieramy przygotowanie danych i dokumentów związanych z ustaleniem właściwego systemu ubezpieczeń społecznych oraz uzyskaniem zaświadczenia A1.

Rozliczenia podatkowe i raportowanie

Przygotowujemy rozliczenia płacowe i uzgodnione raporty na podstawie informacji dotyczących pracy wykonywanej za granicą. Obowiązki podatkowe w drugim państwie są każdorazowo ustalane odpowiednio do konkretnej sytuacji.

07 Rozpoczęcie współpracy

Przejęcie procesu kadrowo-płacowego krok po kroku.

Przed rozpoczęciem obsługi ustalamy zakres odpowiedzialności, harmonogram przekazania danych oraz terminy miesięcznych rozliczeń. Proces dopasowujemy do liczby pracowników, stosowanych form zatrudnienia i dotychczasowego sposobu prowadzenia kadr i płac.

  • 01

    Ustalenie zakresu odpowiedzialności

    Określamy, które czynności przejmuje inPL, jakie informacje przygotowuje klient oraz kto zatwierdza dane przed zamknięciem listy płac.

  • 02

    Przekazanie danych i dokumentacji

    Odbieramy uzgodnione dane pracowników i zleceniobiorców, dokumentację kadrową, salda, informacje płacowe oraz dane potrzebne do kontynuowania rozliczeń.

  • 03

    Podstawowa kontrola kompletności

    Sprawdzamy, czy przekazane materiały pozwalają rozpocząć obsługę. Wskazujemy brakujące dokumenty i rozbieżności wymagające wyjaśnienia. Szczegółowy audyt wcześniejszych rozliczeń może stanowić odrębną usługę.

  • 04

    Rozliczenie równoległe — jeżeli jest potrzebne

    Przy większych lub bardziej złożonych procesach możemy uzgodnić okres porównawczy, w którym wyniki naliczeń są sprawdzane przed pełnym przejęciem obsługi.

  • 05

    Uruchomienie bieżącego procesu

    Ustalamy kalendarz przekazywania danych, zatwierdzania list płac, składania deklaracji, raportowania oraz kontaktu operacyjnego.

08 Bezpieczeństwo i ciągłość obsługi

Dane pracowników przekazywane w uporządkowanym procesie.

Dokumentacja kadrowa i płacowa zawiera dane wymagające szczególnej ochrony organizacyjnej. Dlatego sposób przekazywania informacji, zakres dostępu oraz odpowiedzialność stron ustalamy przed rozpoczęciem współpracy.

Uzgodnione kanały wymiany danych

Dokumenty i informacje przekazywane są zgodnie z ustalonym obiegiem, bez konieczności rozpraszania ich pomiędzy wiele wiadomości i osób.

Dostęp dla uprawnionych użytkowników

Dostęp do dokumentów i raportów otrzymują osoby wskazane przez klienta, odpowiednio do ich roli i zakresu odpowiedzialności.

Ciągłość bieżącej obsługi

Klient ma wyznaczoną osobę do kontaktu oraz dostęp do zespołu specjalistów, co ogranicza zależność procesu od dostępności jednej osoby.

Poufność i ochrona danych osobowych

Dane pracowników przetwarzamy w zakresie niezbędnym do realizacji uzgodnionych usług, zgodnie z zawartymi umowami i obowiązującymi zasadami ochrony danych osobowych.

09 Wsparcie prawne pracodawcy

Kadry i płace połączone z bieżącą obsługą prawną.

Sprawy kadrowe mogą wymagać nie tylko przygotowania dokumentów i rozliczeń, lecz także oceny prawnej konkretnej sytuacji. W takim przypadku obsługa kadrowo-płacowa może zostać połączona z usługami oferowanymi w ramach Tarczy prawnej.

Dokumenty i regulacje wewnętrzne

Wsparcie przy przygotowaniu albo aktualizacji umów, regulaminów, procedur i innych dokumentów dotyczących zatrudnienia.

Zmiany i zakończenie zatrudnienia

Analiza prawna planowanych zmian warunków pracy, wypowiedzeń, rozwiązania umów i innych decyzji pracodawcy.

Spory pracownicze i kontrole

Wsparcie w sporach z pracownikami oraz sprawach związanych z kontrolami właściwych organów.

Zatrudnianie cudzoziemców i delegowanie

Obsługa prawna zagadnień, które wykraczają poza bieżące czynności kadrowe i płacowe.

10 Co nas wyróżnia

Dlaczego firmy wybierają inPL do obsługi kadr i płac.

Skuteczna obsługa kadrowo-płacowa wymaga terminowości, właściwego obiegu danych i jasnego podziału odpowiedzialności. Proces organizujemy odpowiednio do liczby pracowników, form zatrudnienia i sposobu działania przedsiębiorstwa.

  • 01

    Stały opiekun i dostęp do zespołu

    Klient ma wyznaczoną osobę do bieżącego kontaktu oraz dostęp do specjalistów odpowiedzialnych za dokumentację kadrową, płace i rozliczenia.

  • 02

    Doświadczenie w różnych modelach zatrudnienia

    Obsługujemy pracowników, zleceniobiorców, wykonawców umów o dzieło, cudzoziemców oraz osoby delegowane.

  • 03

    Pełny albo modułowy zakres obsługi

    Możemy przejąć cały proces kadrowo-płacowy lub wskazane czynności, odpowiednio do organizacji wewnętrznej klienta.

  • 04

    Ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej

    Prowadzona obsługa jest objęta ubezpieczeniem odpowiedzialności cywilnej zgodnym z zakresem wykonywanych usług.

  • 05

    Obsługa w czterech językach

    Zapewniamy bieżącą komunikację w języku polskim, angielskim, ukraińskim i rosyjskim.

11 Powiązane usługi

Kadry i płace mogą być częścią szerszej obsługi firmy.

12 Kontakt

Porozmawiajmy o kadrach
i płacach w Twojej firmie.

Na pierwszej rozmowie ustalamy liczbę pracowników i umów, zakres obsługi kadrowej i płacowej, PPK, zatrudnianie cudzoziemców, delegowanie oraz oczekiwany sposób przekazywania danych i raportowania. Na tej podstawie przygotowujemy zakres współpracy i konkretną wycenę — bez zobowiązań.

Umów rozmowę +48 512 895 895