Сертифікат A1 від ZUS: коли він потрібен компанії та як його отримати

Сертифікат A1 від ZUS показує, законодавство якої країни про соціальне забезпечення застосовується, коли працівник або самозайнята особа працює за кордоном. Він важливий у разі направлення, регулярної роботи в кількох країнах і певних моделей транскордонної дистанційної роботи. Правильна процедура залежить від фактів, а не лише від громадянства чи назви «відрядження».

Що підтверджує сертифікат A1?

За правилами координації ЄС одна особа, як правило, підпорядковується законодавству лише однієї держави. Вихідною точкою є країна фактичного виконання роботи, але правила направлення, роботи в кількох державах або виняткової угоди можуть дати інший результат. A1 документує рішення компетентної установи.

• A1 визначає особу, компетентну державу та період.
• Його видають для реальної транскордонної ситуації, а не один раз на всю компанію.
• Він є обов’язковим для установ і судів інших охоплених держав, доки установа, що видала документ, не відкличе або не визнає його недійсним.

Коли компанії варто перевірити потребу в A1?

• Працівника тимчасово направляють із Польщі працювати до однієї охопленої держави.
• Працівник зазвичай працює у двох або більше державах, зокрема за певними мобільними чи дистанційними моделями.
• Самозайнята особа тимчасово виконує подібну діяльність за кордоном або регулярно працює в кількох державах.
• Ситуація може вимагати виняткової угоди, наприклад за рамковою угодою про транскордонну дистанційну роботу.
• Для держслужбовців, льотних екіпажів, моряків та інших спеціальних категорій діють окремі правила й форми.

Направлений працівник: процедура за статтею 12

Працівник, якого польський роботодавець направляє виконувати роботу від його імені в одній охопленій державі, може залишатися в польській системі, якщо очікуваний строк не перевищує 24 місяців і працівник не замінює іншу направлену особу, строк якої завершився.

• Роботодавець зазвичай веде істотну діяльність у Польщі, а не лише внутрішнє адміністрування.
• Зберігається прямий трудовий зв’язок: значення мають найм і договір, виплата зарплати, контроль за роботою та право звільнення.
• До направлення особа вже була охоплена польською системою. За роз’ясненнями ZUS, для працівника, найнятого саме для направлення, одного місяця зазвичай достатньо; коротший строк оцінюють індивідуально.
• Заява й докази відповідають фактичному завданню, приймаючій стороні, державі та датам.

Короткі перерви через відпустку, хворобу чи навчання зазвичай не обнуляють 24-місячний ліміт. Не діліть одне завдання на штучні періоди й не вважайте, що новий документ виправить заборонену заміну.

Реальна діяльність роботодавця в Польщі та прямий зв’язок

ZUS може перевіряти місце зареєстрованого офісу й адміністрації, найму працівників, право договорів, виконання контрактів, кількість персоналу в Польщі та за кордоном і польський оборот. Підготуйте докази, а не покладайтеся лише на адресу реєстрації в Польщі.

Самозайнята особа тимчасово працює в одній державі

Самозайнята особа може залишитися в польській системі під час тимчасової подібної діяльності за кордоном, якщо очікуваний строк не перевищує 24 місяців, вона зазвичай веде істотну діяльність у Польщі та зберігає умови для її поновлення після повернення.

ZUS оцінює звичайну діяльність у Польщі, інфраструктуру й безперервність бізнесу, а також належність роботи за кордоном до того самого сектору та її подібний характер. У роз’ясненнях зазвичай ідеться про щонайменше два місяці попередньої діяльності в Польщі; коротший строк оцінюють індивідуально.

Регулярна робота у двох або більше державах

Робота в кількох державах — це нормальна повторювана модель, а не низка випадкових поїздок. Треба повідомити установу держави проживання; вона тимчасово визначає законодавство за процедурою статті 16 виконавчого регламенту.

• Працівник: враховують робочий час та/або оплату; щонайменше 25% у державі проживання є показником істотної частини роботи.
• Самозайнята особа: враховують оборот, робочий час, кількість послуг та/або дохід; 25% також є показником, а не самостійним тестом.
• Важлива очікувана модель на наступні 12 місяців, підтверджена попередніми даними. Маргінальну діяльність не враховують.

Якщо інша установа не заперечить, тимчасове визначення зазвичай стає остаточним через два місяці. У графіку слід передбачити можливий обмін запитаннями між установами.

Транскордонна дистанційна робота

Регулярна робота з дому в державі проживання може змінити компетентну систему за звичайними правилами роботи в кількох державах. Із 1 липня 2023 року Польща бере участь у Рамковій угоді, яка може дозволити зберегти систему держави роботодавця, якщо дистанційна робота в державі проживання становить щонайменше 25%, але менше 50% робочого часу.

Механізм не автоматичний. Обидві держави мають бути підписантами й усі умови мають виконуватися; він не охоплює самозайнятих, регулярну роботу в третій державі та роботу не в дистанційному форматі у державі проживання. Спочатку подають US-36 про виняткову угоду, а після згоди — US-34 на A1. Перевірте актуальний перелік підписантів безпосередньо перед поданням.

Яку форму ZUS обрати?

• US-1 — самозайнята особа тимчасово переносить подібну діяльність із Польщі до однієї держави.
• US-2 — самозайнята особа зазвичай працює у двох або більше державах.
• US-3 — працівника направляють із Польщі до однієї держави.
• US-4 — працівник зазвичай працює у двох або більше державах.

Для спеціальних ситуацій є окремі форми: US-31 для роботи за наймом у Польщі разом із самозайнятістю в іншій державі, US-34 після виняткової угоди, US-36 для запиту такої угоди й US-35 для зміни або анулювання виданого A1. US-54 містить інформацію про законне проживання громадянина третьої країни, а US-55 — про проживання громадянина ЄС/ЄЕЗ/Швейцарії. Користуйтеся актуальним майстром і каталогом форм eZUS.

Як подати заяву через eZUS

1. Опишіть реальну модель роботи, держави, дати, проживання та трудові або бізнес-зв’язки.
2. Увійдіть до eZUS (PUE/eZUS), відкрийте майстер A1 і виберіть ситуацію, а не форму зі старої статті.
3. Заповніть заяву на конкретну особу й додайте докази для відповідної процедури.
4. Підпишіть кваліфікованим підписом, профілем zaufanym або особистим підписом і надішліть.
5. Стежте за повідомленнями, відповідайте на запити й отримайте документ електронно. Збережіть A1 разом із матеріалами справи.

ZUS повідомляє, що повну й зрозумілу заяву опрацьовує невідкладно; справу, яка потребує з’ясування, — протягом місяця, а особливо складну — протягом двох місяців. Це адміністративні строки, а не гарантія документа до незапланованого виїзду.

Які документи підготувати

• Наказ або додаток про направлення, трудовий договір, домовленості з приймаючою стороною, роль, державу й точні дати.
• Докази істотної діяльності роботодавця в Польщі та збереження прямого трудового зв’язку.
• Графік поїздок і роботи, розподіл робочого часу або винагороди, факти проживання й прогноз на 12 місяців для роботи в кількох державах.
• Для самозайнятої особи: реєстрації, договори, рахунки, інфраструктура й докази діяльності до та після закордонного періоду.
• Документи про перебування й міграцію, потрібні для громадянства та країни призначення.

Громадяни третіх країн

Регламент 1231/2010 може поширювати координацію ЄС на громадянина третьої країни, який законно проживає в державі-члені ЄС і чия ситуація не обмежена однією державою. Він не застосовується до Данії, а позицію ЄЕЗ, Швейцарії та Великої Британії треба перевіряти окремо. Польська віза, дозвіл на роботу або карта побиту самі по собі не дають права на A1.

У яких країнах діють ці правила?

Координація охоплює ЄС, а за пов’язаними угодами — Ісландію, Ліхтенштейн, Норвегію та Швейцарію. У відносинах із Великою Британією захищені ситуації до 2021 року можуть підпадати під Угоду про вихід, а нові — під протокол до Угоди про торгівлю та співробітництво; правила подібні, але не однакові.

Для роботи за межами цього простору перевірте, чи має Польща двосторонню угоду про соціальне забезпечення та який документ вона вимагає. Не використовуйте A1 лише тому, що роботодавець польський.

Відрядження й дуже коротка робота

Поїздка на конференцію, зустріч, виставку чи навчання може не бути направленням за трудовим правом приймаючої держави, але координація соціального забезпечення — окреме питання. Офіційний портал ЄС радить роботодавцю, якщо можливо, повідомити компетентну установу й подати на A1. Не будуйте процедуру на припущенні про одноденний або тижневий виняток.

Чого A1 не замінює

• Дозволу на роботу, візи або документа на проживання.
• Повідомлення про направленого працівника чи дотримання трудового права приймаючої держави.
• Європейської картки медичного страхування або іншого належного медичного покриття.
• Аналізу податкового резидентства, утримання податків або постійного представництва.
• Довідки ZUS про відсутність заборгованості чи доказу сплати всіх внесків.

Що робити після видачі A1

• Звірте особу, правову підставу, держави й дати з реальною роботою.
• Надайте працівнику копію та забезпечте доступ до неї під час перевірок.
• За потреби перевірте справжність і чинність через відкритий сервіс ZUS.
• Контролюйте завдання, проживання, роботодавця й модель роботи: виданий A1 не дозволяє ігнорувати зміну фактів.

Зміни, анулювання та спори

Негайно подайте US-35 через eZUS, якщо змінюються дані, робота завершується раніше, змінюється маршрут, роботодавець чи модель роботи або документ треба анулювати. Орган приймаючої держави, який сумнівається в A1, має застосувати діалог між установами; доки A1 не відкликано, він є обов’язковим для іншої охопленої держави. Відмову чи інше негативне рішення ZUS оцінюють разом із порядком оскарження та доказами.

Практичний процес для роботодавця

1. Спрямовуйте кожен запланований випадок роботи за кордоном до єдиного процесу HR/payroll.
2. Перевірте державу призначення, застосовний акт, легалізацію роботи й місцеві повідомлення.
3. Класифікуйте ситуацію із соціальним забезпеченням і виберіть актуальну форму в eZUS.
4. Зберіть докази, за можливості подайте до початку роботи й відповідайте на запити ZUS.
5. Збережіть A1 у файлі поїздки та надайте копію особі.
6. Встановіть контроль кінцевої дати, 24-місячного ліміту й змін моделі роботи.
7. Перевіряйте регулярних мандрівників і дистанційних працівників, а не лише формальні накази.

inPL може скоординувати кадри й розрахунок зарплати, бухгалтерський облік та аутсорсинг процесів — від визначення процедури й збору доказів до строків і постійного контролю.

Право й процедури перевірено 18 серпня 2026 року. 22 квітня 2026 року Рада ЄС і Європейський парламент досягли попередньої угоди щодо змін до регламентів 883/2004 і 987/2009, але вона ще потребує формального ухвалення й не застосовується в цій статті як чинне право. Перед публікацією та кожною заявою повторно перевірте норми, форми ZUS, перелік підписантів угоди про дистанційну роботу й вимоги країни призначення.