PIT-11, PIT-37 та IFT-1R: що мають знати компанія і працівник

PIT-11, PIT-37 та IFT-1R є частинами одного річного податкового процесу, але не замінюють одне одного. Роботодавець або інший податковий агент готує PIT-11 чи — для певних виплат нерезиденту — IFT-1R. Фізична особа подає PIT-37 лише тоді, коли ця декларація відповідає її ситуації.

Три форми в одному процесі

• PIT-11 — персоніфікована річна інформація від податкового агента про доходи, що переважно оподатковуються за шкалою, витрати, авансові платежі та окремі дані про внески і звільнення.
• PIT-37 — річна декларація фізичної особи, яку часто застосовують, коли податок із польських доходів розраховували й утримували податкові агенти.
• IFT-1R — річна інформація для фізичної особи-нерезидента про визначені доходи з польських джерел, охоплені відповідними правилами утримання податку або податковою угодою.

Що роботодавець показує в PIT-11?

PIT-11 не є декларацією працівника. Форма підсумовує суми, які податковий агент звітує за рік: дохід і базу, витрати на отримання доходу, утримані аванси, окремі дані про соціальні та медичні внески, а також законні звільнення, якщо їх вимагає форма.

PIT-11 отримують, зокрема, працівники та особи, яким платять за цивільно-правовими договорами, якщо відповідний дохід розраховується через авансові платежі податкового агента. Одна людина може отримати кілька PIT-11 від різних роботодавців або замовників.

Строки PIT-11 та IFT-1R для податкового агента

• PIT-11: подати до податкової інспекції електронно до кінця січня наступного року; надати копію фізичній особі до кінця лютого.
• IFT-1R: надіслати компетентній податковій інспекції та нерезиденту до кінця лютого.
• Якщо останній день припадає на суботу або святковий день, строк переходить на наступний робочий день. Податковий агент, який припиняє діяльність, подає необхідну інформацію не пізніше дня припинення.

Інформацію для податкової інспекції подають електронно. Потрібно використати чинну версію форми, підписати її допустимим способом і завантажити UPO — офіційне підтвердження прийняття. UPO доводить технічне подання, але не правильність зарплатних даних чи податкової кваліфікації.

Копію для працівника можна надати через кадрово-зарплатний портал, захищену електронну пошту, поштою або особисто — відповідно до процедури організації. Захищайте податкові й ідентифікаційні дані, зберігайте доказ надання або вручення та не використовуйте неперевірену особисту адресу.

Чекліст компанії перед закриттям року

1. До кінця року класифікуйте кожен договір, вид виплати та період.
2. Підтвердьте факти податкового резидентства й отримайте чинний сертифікат резидентства, якщо цього вимагає застосування угоди.
3. Перевірте PESEL або NIP, ім’я, прізвище та актуальну адресу; не використовуйте умовні ідентифікатори.
4. Звірте зарплату, пільги, витрати, аванси, внески та звільнення з головною книгою і платежами.
5. Виберіть чинну форму, подайте її електронно, перевірте прийняття та збережіть UPO.
6. Безпечно передайте копію фізичній особі та збережіть доказ.
7. Оперативно виправте розбіжності й повідомте особу, якщо зміна може вплинути на її декларацію.

Не об’єднуйте дані лише тому, що одержувачем є та сама людина. Окремі податкові агенти видають окремі інформації, а різні категорії доходу або періоди резидентства можуть вимагати і PIT-11, і IFT-1R.

PESEL, NIP та адреса — не технічні дрібниці

PESEL використовує фізична особа, яка не веде бізнес, не зареєстрована платником VAT і не є податковим агентом чи платником внесків. NIP застосовують, коли виконано законодавчі критерії. Неправильний ідентифікатор може заблокувати електронне подання або завадити правильному відображенню інформації в Twój e-PIT.

PIT-37 — це декларація фізичної особи

PIT-37 часто подає особа, яка отримала доходи, оподатковані за шкалою через польських податкових агентів — наприклад, від роботи або багатьох цивільно-правових договорів — і не має обставин, що вимагають PIT-36 чи іншої декларації.

Підприємницька діяльність, окремі іноземні доходи, доходи із самостійним розрахунком авансів або спеціальне джерело можуть вимагати PIT-36 чи іншої форми. Отже, PIT-11 є важливим джерелом даних, але не гарантує, що PIT-37 буде єдиною правильною декларацією.

Роботодавець не подає PIT-37 за працівника. Він надає правильну інформацію податкового агента, а фізична особа об’єднує всі дані, обирає доступні пільги чи спільне декларування та розраховує доплату або повернення.

Як Twój e-PIT змінює процес

1. Від 15 лютого відкрийте Twój e-PIT в e-Urząd Skarbowy та порівняйте попередньо заповнені дані з кожним PIT-11 й іншими інформаціями.
2. Додайте або виправте пільги, спільне декларування, OPP, банківський рахунок і доходи, яких система не врахувала автоматично.
3. Підтвердьте й надішліть декларацію до 30 квітня або скористайтеся іншим дозволеним способом.

Якщо підготовлений PIT-37 до 30 квітня не підтверджено й не відхилено, він зазвичай приймається автоматично. Це не означає, що кожна сума правильна, а інші види декларацій не подаються автоматично на тій самій підставі. За потреби можна подати виправлення.

Кілька PIT-11 означають одну зведену декларацію

Зміна роботодавця або паралельні договори часто призводять до кількох PIT-11. Фізична особа зазвичай підсумовує відповідні суми в одній річній декларації; окремий PIT-37 для кожного податкового агента був би помилкою.

IFT-1 та IFT-1R — не той самий документ

IFT-1 — це інформація, яку готують протягом року, зазвичай упродовж 14 днів після письмової заяви нерезидента. IFT-1R є річною інформацією після завершення року. Підготовка IFT-1 на заяву не скасовує річний обов’язок IFT-1R, якщо він виникає.

IFT-1R може охоплювати визначені польські доходи нерезидента, що підпадають під правила утримання податку щодо окремих послуг, прав, функцій, капітальних доходів або інших законодавчих категорій. Інформація може бути потрібна й тоді, коли податкова угода або закон призводить до неутримання податку.

Коли податковому агенту слід розглядати IFT-1R?

Почніть із правової природи виплати, статусу резидентства одержувача, правила польського джерела, належної податкової норми й угоди про уникнення подвійного оподаткування. Якщо застосовується пільга за угодою, перевірте вимогу чинного сертифіката резидентства та фактичні умови.

Податкове резидентство — це більше, ніж тест 183 днів

За польськими нормами особа може бути польським податковим резидентом, якщо має в Польщі центр особистих або економічних інтересів чи перебуває тут понад 183 дні в податковому році. Угода про уникнення подвійного оподаткування може змінити результат за правилами визначення резидентства.

Громадянство, тип візи й лише кількість днів не визначають податкову форму. У документах слід зафіксувати сім’ю, житло, економічні зв’язки, тривалість перебування та позицію за угодою; оцінку повторюють після зміни обставин протягом року.

Чи означає IFT-1R, що PIT-37 не потрібен?

Не автоматично. Для багатьох виплат, оподаткованих остаточним фіксованим утриманням, нерезидент може не подавати польську річну декларацію щодо цього доходу. В інших випадках повні факти можуть вимагати PIT-36, PIT-37 або іншого розрахунку. Відповідь залежить від виду доходу, резидентства, способу утримання й угоди, а не від самого заголовка IFT-1R.

Виправлення потребує дій обох сторін

• Податковий агент: електронно виправляє PIT-11 або інформацію IFT, отримує нове UPO, передає виправлену копію й пояснює, які показники змінилися.
• Фізична особа: порівнює виправлення з уже поданою декларацією та окремо виправляє річну декларацію, якщо зміна на неї впливає.
• Контроль: зберігайте розрахунок, первинні документи, доказ вручення й причину виправлення.

Що робити, якщо працівник не отримав PIT-11?

Відсутність PIT-11 не скасовує обов’язку подати декларацію. Особа має звернутися до податкового агента, використати договір, розрахункові листки, банківські перекази та інші власні документи, щоб подати декларацію вчасно, а потім виправити її, якщо підтверджені дані відрізнятимуться.

Запізніла або недостовірна інформація створює ризик

Непідготовка, неподання чи ненадання обов’язкової інформації або зазначення недостовірних даних може спричинити фіскально-кримінальну відповідальність залежно від фактів і вини. Дійте швидко, виправте документ і зафіксуйте реакцію; не обіцяйте, що сама сплата чи загальна заява про добровільне повідомлення автоматично усуває кожен ризик.

Простий річний календар

• Грудень: закрийте прогалини в даних, документах резидентства та зарплатних звірках.
• Січень: подайте PIT-11 електронно й збережіть UPO.
• Лютий: надайте PIT-11 фізичним особам, подайте й передайте IFT-1R, а від 15 лютого перевірте Twój e-PIT.
• До 30 квітня: фізичні особи подають або перевіряють річні декларації.
• Після подання: контролюйте відхилення, виправлення й запитання працівників.

inPL може скоординувати кадри й зарплату, бухгалтерський облік та аутсорсинг процесів, зокрема перевірку річних даних, контроль подання й комунікацію з працівниками.

Податкову інформацію перевірено 18 серпня 2026 року. Версії форм, строки та роз’яснення можуть змінюватися, а правильний підхід залежить від виду виплати, фактів резидентства й застосовної угоди. Перед поданням перевірте чинну форму й отримайте індивідуальну консультацію.