Подання відомостей до Центрального реєстру бенефіціарних власників Польщі (CRBR) є обов’язковим для більшості компаній та низки інших зареєстрованих організацій. Електронна форма безплатна, але перед її заповненням необхідно правильно визначити КБВ, дату події та осіб, які мають підписати заяву. Інструкція враховує стан системи й правил у серпні 2026 року.
1. Перевірте строк та відповідальність
Для суб’єктів, внесених до KRS після 10 листопада 2022 року, перше повідомлення подають не пізніше ніж протягом 14 днів від реєстрації, а оновлення — протягом 14 днів від зміни. Суботи та офіційні неробочі дні Польщі не враховуються. Для конститутивної зміни строк відраховують від запису в KRS, а для декларативної — від фактичної події, наприклад продажу часток або призначення члена правління.
Неподання, прострочення або відомості, що не відповідають фактичному стану, можуть призвести до штрафу до 1 000 000 PLN. Особа, яка подає заяву, підтверджує достовірність даних і несе ризик кримінальної відповідальності за неправдиве свідчення.
2. Спочатку визначте всіх кінцевих бенефіціарних власників
КБВ є кожна фізична особа, яка прямо чи опосередковано контролює організацію або може вирішально впливати на її діяльність. Понад 25% часток чи голосів — лише один із критеріїв. Потрібно також перевірити опосередковане володіння, угоди щодо голосування, повноваження материнської компанії та інші юридичні або фактичні механізми контролю.
Керівника вищого рівня можна зазначити як винятковий варіант лише після документування неможливості встановити контролюючих фізичних осіб або сумнівів щодо їхньої особи за іншими критеріями. Для багаторівневої чи іноземної структури підготуйте схему власності та витяги з реєстрів. Такі випадки охоплює послуга виходу на польський ринок.
3. Підготуйте дані та підтвердні документи
Зазвичай потрібні NIP, номер KRS, назва, організаційно-правова форма та місцезнаходження; дані членів органів або учасників, уповноважених представляти організацію; ім’я та прізвище кожного КБВ, усі громадянства, країна проживання, PESEL або дата народження за відсутності PESEL; а також точний опис характеру й обсягу часток, голосів, контролю чи інших прав. Збережіть документи, на яких ґрунтується аналіз.
4. Відкрийте портал CRBR і виберіть «Utwórz»
Перейдіть до офіційної системи CRBR і в блоці створення повідомлення натисніть «Utwórz». На головному екрані також можна перевірити статус, завантажити офіційне підтвердження UPO або імпортувати раніше експортований XML-файл.
5. Вкажіть NIP та організаційно-правову форму
Введіть NIP організації та виберіть її форму. Саме NIP ідентифікує заявника в системі. Відсутність NIP не скасовує обов’язок, тому питання потрібно завчасно врегулювати з податковою інспекцією.
6. Виберіть вид повідомлення та дату події
Для першого запису створіть нове повідомлення. Для подальшої зміни подайте оновлення із правильною датою події. Виправлення застосовують для заміни помилкових даних у вже поданій заяві й надсилають невідкладно після виявлення помилки.
Дата події не завжди збігається з датою заповнення. Для нової компанії це, як правило, дата внесення до KRS. Для наступних змін потрібно встановити, чи набувають вони чинності лише після запису в KRS, чи раніше — наприклад, у день укладення договору продажу часток або прийняття рішення з декларативним ефектом.
7. Заповніть дані організації
Перевірте номер KRS, назву, місцезнаходження та інші ідентифікаційні дані. Форма повинна показувати стан саме на зазначену дату події. Якщо до надсилання першої заяви сталася ще одна зміна, можуть знадобитися два окремі повідомлення, що послідовно відображають обидва стани.
8. Додайте кожну особу та кожну підставу
Для кожної особи введіть необхідні ідентифікаційні дані та роль. Та сама людина може бути одночасно членом органу, уповноваженим представляти компанію, і КБВ. Кожну підставу слід зазначити окремо та описати так, щоб джерело контролю було зрозумілим.
Для прямих прав зазначте частку або кількість голосів. Для опосередкованого контролю опишіть увесь ланцюг компаній та відсотки або інші права на кожному рівні. Поле «інші права» потребує конкретного опису юридичних чи фактичних обставин і не повинно використовуватися як універсальний варіант.
9. Перевірте правила представництва та підписи
Заяву подає особа, уповноважена представляти організацію. Звичайного представника не можна призначити лише для подання форми CRBR. Водночас актуальні роз’яснення Міністерства фінансів дозволяють подання через prokurent, якщо він має право представляти організацію.
Документ підписують довіреним або кваліфікованим електронним підписом. Якщо діє спільне представництво, потрібні підписи всіх осіб, передбачених правилами представництва. Система приймає кілька довірених підписів, кілька кваліфікованих підписів або їх поєднання; для кваліфікованих підписів може знадобитися експорт XML та повторне завантаження підписаного файлу.
10. Надішліть заяву та завантажте UPO
Після перевірки підпишіть документ, натисніть «Wyślij» і підтвердьте надсилання. Збережіть референційний номер. У розділі «Sprawdź status zgłoszenia» завантажте Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Збереження або підписання чернетки без остаточного надсилання не виконує обов’язок.
11. Перевірте запис і збережіть доказову документацію
Після обробки знайдіть організацію за NIP та звірте відомості з документами. Збережіть XML, UPO, аналіз КБВ, схему власності й докази контрольних прав. Банки та інші зобов’язані установи порівнюють власні висновки з CRBR, тому розбіжність може вимагати пояснення й оновлення.
12. Контролюйте наступні зміни
Зміни учасників, часток, голосів, опосередкованої структури, представництва, громадянства чи країни проживання можуть вимагати оновлення CRBR. Внесіть цей контроль до календаря обов’язків разом із KRS, податками та бухгалтерією. Дивіться також перелік дій після реєстрації компанії.
Для встановлення КБВ, підготовки даних і координації підписів скористайтеся послугою реєстрації та корпоративного супроводу компаній.