Представництво іноземної компанії в Польщі — przedstawicielstwo przedsiębiorcy zagranicznego — створюють для реклами й просування. Воно допомагає розвивати бренд і контакти до комерційного запуску, але не дає права продавати, виставляти рахунки клієнтам чи надавати в Польщі послуги головної компанії.
Що таке представництво?
Це організаційна присутність іноземного підприємця, а не окрема польська юридична особа, філія чи дочірня компанія. Майно й зобов’язання залишаються за іноземним підприємцем.
У представництва немає учасників, статутного капіталу чи самостійного предмета бізнесу. Реєстрація не надає загального права торгувати в Польщі: закон дозволяє лише рекламу й просування іноземного підприємця.
Що дозволено робити?
- До промоційної мети можуть належати:
- іміджеві та продуктові кампанії;
- PR і робота з медіа;
- участь у виставках, презентаціях і рекламних заходах;
- поширення промоційних матеріалів;
- необов’язкові контакти з потенційними партнерами та клієнтами;
- спостереження за ринком або комунікаційна підтримка лише як частина просування.
Де проходить комерційна межа?
- Представництво не повинно:
- продавати товари чи виставляти рахунки польським клієнтам;
- приймати замовлення або укладати комерційні договори;
- надавати послуги головної компанії чи щось виробляти;
- організовувати склад, виконання замовлень або дистрибуцію;
- систематично вести переговори, що приводять до продажу;
- отримувати комісію чи надавати самостійні консультаційні послуги.
Хто може відкрити представництво?
Його може створити іноземний підприємець. За законом це, зокрема, іноземна особа, яка веде бізнес за кордоном, а також громадянин Польщі, що здійснює підприємницьку діяльність за кордоном. Право належить підприємцю і не залежить від посвідки на проживання засновника чи працівника.
Офіс також можуть створити іноземні особи, уповноважені органом своєї держави просувати її економіку, — лише для цієї мети. Для іноземних банків і кредитних установ діє спеціальний виняток із вимоги міністерського запису; їм слід окремо перевірити галузеві правила.
Представництво, філія чи sp. z o.o.?
- Представництво: тільки реклама й просування, без звичайних продажів; відповідає іноземний підприємець; запис у реєстрі міністра.
- Філія (oddział): частина того самого підприємця, що може вести бізнес у межах діяльності головної компанії; реєстрація в KRS; пряма відповідальність головного офісу.
- Sp. z o.o.: окрема польська юридична особа; зазвичай краща для відокремлення ризиків, місцевих інвестицій і автономної діяльності.
Якщо результат польської команди — контакти й впізнаваність, представництва може вистачити. Якщо результат — договори, виконання зобов’язань чи виручка, від початку потрібна операційна структура.
Реєстрацію веде міністр, а не KRS
Представництво вносять до публічного Rejestr Przedstawicielstw Przedsiębiorców Zagranicznych, який веде міністр, відповідальний за економіку. До реєстру підприємців KRS його не вносять.
- Перевірте, чи всі заплановані дії є рекламою та просуванням.
- Призначте особу, уповноважену представляти підприємця в офісі.
- Забезпечте польську адресу і законну підставу користування приміщенням.
- Зберіть реєстраційні документи та підтвердження представництва іноземної компанії.
- Оформіть апостиль або легалізацію, якщо це потрібно, і присяжні переклади польською.
- Подайте заяву польською з додатками та сплатіть збір.
- Починайте роботу після внесення запису міністром.
- У заяві зазначають:
- назву, місцезнаходження і правову форму іноземного підприємця;
- основний вид його діяльності;
- ім’я та прізвище уповноваженої особи;
- польську адресу представництва. Додають офіційний витяг з іноземного реєстру, за потреби додаткові документи про представництво, а також письмове уповноваження місцевої особи та її згоду.
Документи іноземною мовою подають із польським перекладом уповноваженого присяжного перекладача. На документі з іноземного реєстру потрібен апостиль, якщо застосовується Гаазька конвенція; в інших випадках — легалізація.
Іноземний підприємець повинен мати законну підставу користування приміщенням, зазначеним у заяві. Договір оренди, право власності чи інший документ мають залишатися чинними весь час роботи офісу.
Поточний збір за внесення запису становить 1000 PLN. За довіреність може додатково сплачуватися 17 PLN гербового збору з урахуванням законних звільнень. Перед оплатою перевірте актуальну інструкцію органу.
Запис діє два роки
Запис чинний два роки від дати внесення. Його можна продовжити ще на два роки, але заяву дозволено подати лише протягом останніх 90 днів чинного строку. Цю дату потрібно контролювати як критичний строк compliance.
Назва та місцевий представник
Офіс використовує оригінальну назву іноземного підприємця з додаванням слів przedstawicielstwo w Polsce. Це позначення має бути однаковим в оренді, кадрових документах, листуванні, обліку та банківських процедурах.
Підприємець призначає особу, уповноважену представляти його в офісі. Повноваження й ліміти підпису слід визначити точно; таке призначення не створює окремої компанії та не розширює дозволений вид діяльності.
Відповідальність і договори
За зобов’язання офісу відповідає іноземний підприємець. Саме він є стороною договорів оренди, праці й постачання, навіть якщо в документах також указано представництво.
Можна укладати договори, потрібні для роботи самого офісу: оренди, праці чи рекламного обслуговування. Водночас представництво не повинно підписувати договори продажу, виконувати зобов’язання перед клієнтами або вести звичайний прибутковий бізнес головної компанії.
Облік і податки залежать від фактичної моделі
Іноземний підприємець веде для представництва окремий бухгалтерський облік польською мовою за польським Законом про бухгалтерський облік. Документообіг, погодження витрат, зарплатні записи й закриття року варто налаштувати до перших витрат.
Суто промоційний офіс може підпадати під виняток для підготовчої або допоміжної діяльності у відповідній угоді про уникнення подвійного оподаткування, але автоматичної гарантії немає. Повноваження людей, переговори й реальна робота визначають, чи виникає постійне представництво для CIT.
Представництво не є окремим платником VAT від іноземного підприємця. Реєстрація VAT, відшкодування чи відрахування податку та наслідки KSeF залежать від операцій і ресурсів головної компанії та використання покупок; сам міністерський запис цього не вирішує.
Працівники, зарплата й легалізація
Якщо людей наймають або відряджають до Польщі, іноземний підприємець перевіряє трудове право чи правила відрядження, зарплату, PIT, ZUS, охорону праці, а для іноземців без пільги — право на проживання і роботу. Реєстрація офісу сама цього не легалізує.
Поточні обов’язки
- не виходити за межі реклами й просування;
- зберігати право користування приміщенням;
- вести окремий польський облік;
- мати уповноваженого місцевого представника;
- протягом 14 днів повідомляти міністра про зміни даних у реєстрі та визначені події щодо підприємця;
- контролювати офіційне листування і строк продовження;
- повторювати податковий, VAT і зарплатний аналіз після зміни функцій команди.
Представництво не входить до закритого законодавчого переліку суб’єктів, які окремо повідомляють бенефіціара до CRBR. Проте банк або інша AML-зобов’язана установа може запросити структуру власності та дані кінцевих бенефіціарів головної компанії.
Відмова, виключення з реєстру й закриття
У записі можуть відмовити, якщо план виходить за межі реклами й просування або загрожує безпеці чи важливому публічному інтересу. Офіс можуть виключити через грубе порушення права, втрату приміщення, ліквідацію чи виключення головної компанії з реєстру, втрату права на бізнес, істотні неповідомлені зміни або міркування безпеки. Підприємець також може сам подати заяву про виключення.
Коли це вдалий вибір?
- Представництво може підійти, якщо:
- мета — впізнаваність бренду, PR і просування;
- компанія вивчає Польщу до комерційного запуску;
- контакти залишаються необов’язковими, а договори укладають поза Польщею;
- головна компанія приймає пряму відповідальність;
- команда може працювати у вузькому письмово визначеному мандаті.
- Зазвичай форма не підходить, якщо:
- польська команда продаватиме, прийматиме замовлення чи виставлятиме рахунки;
- працівники вестимуть переговори або укладатимуть договори з клієнтами;
- у Польщі будуть послуги, виробництво, склад чи дистрибуція;
- потрібні місцеві інвестори, відокремлення ризику або власне фінансування;
- план виходу на ринок одразу передбачає операційний дохід.
До подання заяви опишіть кожну польську роль, рішення, договір, рахунок і грошовий потік. Це швидко покаже, чи проєкт справді промоційний, чи вже потребує філії або окремої компанії.
inPL може скоординувати вихід на польський ринок, реєстрацію компанії та бухгалтерський облік у Польщі, щоб юридична форма, податки й операційна модель залишалися узгодженими.
Правову й податкову інформацію перевірено 18 серпня 2026 року. Норми можуть змінюватися, а висновок залежить від країни компанії, міжнародної угоди та фактичної моделі роботи. До реєстрації чи початку діяльності отримайте індивідуальну консультацію.