Працевлаштування іноземця в Польщі не зводиться до отримання одного документа. До першого робочого дня компанія має підтвердити законність перебування, обрати правильну підставу для роботи, узгодити з нею договір, виконати потрібні електронні дії та запустити звичайні кадрові, зарплатні й страхові процеси. За законність доручення роботи відповідає роботодавець, а не кандидат чи посередник.
1. Законне перебування і законна робота — дві різні перевірки
Дозвіл на роботу, внесена до реєстру заява або інше право на працю не легалізують перебування. Так само віза, карта побиту чи безвізовий режим не завжди дозволяють будь-яку роботу. Компанія перевіряє обидва напрями на весь запланований строк та відповідність посади, договору, часу, оплати й місця роботи документу або законному звільненню.
| Перебування | чинний паспорт і документ або інша законна підстава; перевірити право на роботу |
|---|---|
| Робота | дозвіл, заява, сезонний дозвіл, повідомлення для тимчасового захисту, єдиний дозвіл або звільнення |
| Працевлаштування | письмовий договір, відповідні умови, зрозуміла версія, payroll, ZUS і BHP |
| Зміни | контроль строків та легалізація або повідомлення до появи прогалини |
2. Оберіть процедуру до обіцянки дати виходу
Почніть із громадянства, актуальної підстави перебування, ролі, юридичного роботодавця, місця, типу договору і строку. Далі визначте: відкритий доступ до ринку, рішення про перебування і роботу з умовами, тимчасовий захист, заява, звичайний або сезонний дозвіл чи інше звільнення. Членство в правлінні, prokura, відрядження іноземним роботодавцем і тимчасова праця класифікуються окремо.
| Вільний доступ або звільнення | без окремого дозволу після перевірки категорії та перебування |
|---|---|
| Тимчасовий захист | робота за законом; повідомлення PUP упродовж 7 днів |
| Заява | обрані громадянства, несезонна робота, до 24 місяців |
| Звичайний дозвіл | рішення, пов’язане з роботодавцем, зазвичай до 3 років |
| Сезонний дозвіл | діяльність із переліку, зазвичай до 9 місяців на рік |
3. Звичайний дозвіл на роботу
Заяву на дозвіл і додатки подає суб’єкт, який доручає роботу, електронно через praca.gov.pl. Подання іншим способом залишають без розгляду. Дозвіл визначає роботодавця та умови; робота в польського суб’єкта, управлінська функція чи prokura і відрядження іноземним роботодавцем є різними випадками. Дозвіл строковий і загалом видається не більш як на три роки.
Загальний тест ринку праці скасовано, але це не гарантує рішення. Відмова можлива через недостовірного або неактивного роботодавця, неправдиві дані, заборгованість чи ризик зловживання. Місцеві списки можуть закривати окремі професії для нових дозволів. Саме підтвердження подання ще не дає права почати роботу.
4. Заява для громадян визначених держав
Польський суб’єкт може подати заяву для громадян Вірменії, Білорусі, Молдови та України. Від 1 грудня 2025 року Грузія не входить до нових заяв; раніше зареєстрована заява може діяти до завершення строку. Процедура не охоплює сезонну роботу та визначені управлінські функції і prokura. Робота триває до 24 місяців, а старт має настати не пізніше шести місяців після подання.
| Подання | лише електронно через praca.gov.pl до компетентного PUP |
|---|---|
| Збір від 1 грудня 2025 року | 400 PLN за заяву |
| Строк органу | 7 робочих днів у простій справі; до 30 днів із поясненнями |
| До початку | запис у реєстрі, законне перебування, письмовий договір і польська копія в системі |
| Після початку | повідомити старт за 7 днів; непочаток — за 14 днів від дати в реєстрі |
5. Тимчасовий захист і семиденне повідомлення у 2026 році
Від 5 березня 2026 року польський суб’єкт, який працевлаштовує бенефіціара тимчасового захисту в Польщі, повідомляє компетентний PUP через систему впродовж семи днів від початку роботи. Правило залежить від статусу, а не лише громадянства. Українського паспорта недостатньо — HR має підтвердити тимчасовий захист або іншу реальну підставу перебування і роботи.
Повторне повідомлення протягом семи днів потрібне після зміни типу договору чи посади, зменшення робочого часу або годин чи зниження зазначеної оплати. Якщо людина працює на іншій підставі без такого повідомлення, не дублюйте процедуру без перевірки. Зберігайте доказ статусу, підтвердження відправлення та всі подальші зміни в одній справі.
6. Звільнення та рішення про перебування треба читати повністю
Громадяни ЄС/ЄЕЗ та прямо виключені категорії працюють без польського дозволу. Вільний доступ мають також багато власників постійного перебування, довгострокового резидента ЄС, статусу біженця, додаткового захисту, гуманітарного чи толерованого перебування, тимчасового захисту та обраних сімейних, навчальних і наукових статусів. За умовами закону це може стосуватися випускників польських закладів, докторів і власників Karta Polaka.
7. Що має бути готове до першого робочого дня
- Підтвердити особу і перевірити чинний документ перебування.
- Зробити копію та безпечно її зберегти.
- Отримати дозвіл чи запис заяви або підтвердити точне звільнення; квитанція подання не є рішенням.
- Підписати письмовий договір до допуску до роботи.
- Узгодити посаду, обов’язки, години, оплату, місце і тип договору з підставою роботи.
- Надати зрозумілу письмову версію; для іноземного договору зберегти присяжний переклад польською.
- Передати польський договір або копію в системі до роботи, якщо це потрібно.
- Завершити медогляд, BHP, payroll, податки й захист даних.
Копії документів перебування зберігають увесь час роботи та два роки від кінця календарного року, коли правовідносини припинилися, якщо інші правила не вимагають довше. Роботодавець також письмово і зрозуміло повідомляє про право вступати до профспілок.
8. Оплата, робочий час, ZUS і payroll
Іноземець не є дешевшою категорією працівника. Оплата має відповідати документу, рівному ставленню, порівнюваній посаді та мінімуму для договору. Від 1 січня 2026 року мінімальна зарплата — 4806 PLN на місяць, мінімальна погодинна ставка — 31,40 PLN. Збільшення годин супроводжується пропорційним підвищенням оплати, якщо закон допускає зміну без нового документа.
Зареєструйте застраховану особу в ZUS упродовж семи днів від виникнення обов’язку, якщо діє польська система. Визначте податковий ідентифікатор, резидентство, payroll, пільги, відпустки й річні інформації. Саме громадянство не визначає систему страхування — транскордонна робота, відрядження або A1 можуть змінити результат.
9. Повідомлення і зміни після початку роботи
| Дозвіл | повідомити, якщо робота не почалася за 2 місяці від початкової дати, перерва перевищила 2 місяці або робота закінчилася більш ніж на 2 місяці раніше |
|---|---|
| Заява | старт за 7 днів, непочаток за 14 днів; також повідомити про відмову від старту чи раннє завершення |
| Тимчасовий захист | перше повідомлення за 7 днів і повторне за 7 днів після визначених змін |
| Усі підстави | нова оцінка до зміни роботодавця, ролі, обов’язків, договору, місця, годин чи оплати |
Не кожна корпоративна зміна потребує нового дозволу або заяви. Закон називає обмежені випадки: зміна назви, адреси чи форми, перехід підприємства, зміна назви посади без зміни обов’язків і певне збільшення часу до повної зайнятості з пропорційною оплатою. Навіть без нового документа може залишатися обов’язок повідомити орган. Зафіксуйте правову підставу до зміни.
10. Агенції, відрядження та управлінські функції
Лише належно зареєстрована агенція тимчасової праці може найняти людину і направити її під керівництво роботодавця-користувача в моделі тимчасової праці. Договір послуг не повинен приховувати надання персоналу. Перевірте KRAZ, роботодавця-користувача, фактичне керівництво та правильне зазначення тимчасової праці в документі.
Відрядження іноземним роботодавцем потребує окремої оцінки дозволу, а також може вимагати повідомлення PIP, польських умов праці та доказів A1. Іноземний член правління, партнер, який веде справи визначених товариств, або prokurent може потребувати процедури для функції навіть без трудового договору. Класифікуйте такі випадки до поїздки й винагороди.
11. Контроль, докази та штрафи
PIP і Прикордонна служба є ключовими органами контролю, а PUP, ZUS, KAS, поліція та інші установи можуть отримувати дані й документи. Ведіть одну аудиторську справу: особа й перебування, підстава роботи, заява і рішення, версії договору, підтвердження системи, payroll і ZUS, аналіз змін, повідомлення та контроль строків. Документи для органів мають бути польською або перекладені польською.
| Незаконне доручення роботи | 3000–50 000 PLN, щонайменше 3000 PLN за одного іноземця |
|---|---|
| Відсутність зрозумілої версії договору, повідомлення для тимчасового захисту чи польської копії | 1000–3000 PLN |
| Відсутня або неправдива інформація про старт/непочаток за заявою | 500–5000 PLN |
| Направлення працівника суб’єктом, який не є агенцією | щонайменше 6000 PLN |
| Приховане направлення до іншого суб’єкта поза тимчасовою працею | щонайменше 3000 PLN |
12. Чекліст роботодавця
- Призначити власника легалізації та власника payroll.
- Перевірити особу, законне перебування і строк.
- Обрати та задокументувати підставу роботи.
- Отримати документ або подати дозволене повідомлення вчасно.
- Узгодити й підписати договір; надати зрозумілу версію.
- Передати польську копію, якщо потрібно.
- Завершити медогляд, BHP, ZUS, податки й payroll.
- Налаштувати нагадування про строки.
- Погоджувати істотні зміни наперед.
- Звіряти повідомлення, payroll, ZUS і фактичні умови.
- Зберігати докази й регулярно перевіряти вибірку справ.
- Перед кожним наймом знову перевіряти право і процедуру.
inPL може скоординувати кадри й payroll у Польщі, бухгалтерський облік у Польщі та бізнес-аутсорсинг, щоб підстава роботи, onboarding, зарплатні дані й строки були одним контрольованим процесом.
Інформацію перевірено 20 серпня 2026 року. Процедура залежить від громадянства, статусу перебування, роботодавця, ролі, місця, договору та фактичних умов. До найму або істотної зміни знову перевірте консолідований закон, розпорядження й актуальні інструкції praca.gov.pl, ZUS і PIP.