Nowe RODO od 2019

 С 1 января 2019 года в Польше вступили в силу новые положения, касающиеся защиты персональных данных.

В связи со вступлением в силу RODO, это постановление Европейского парламента и Совета (ЕС) 2016/679 от 27 апреля 2016 года о защите физических лиц в отношении обработки персональных данных и о свободном перемещении таких данных и отмене Директивы 95/46 (так называемый RODO), необходимо адаптировать ряд национальных положений к вышеупомянутым Регулирование.

В этой статье рассматриваются изменения в правилах о работниках, которые вступили в силу 1 января 2019 года, то есть положения Трудового кодекса и исполнительных актов, касающихся документации сотрудников, оцифровки файлов, а также предлагаемые изменения в правилах в связи с работой над так называемыми «Закон о введении RODO», в котором говорится о проблеме обработки данных сотрудников.

Изменение срока хранения файлов сотрудников с 50 до 10 лет

1 января 2019 года вступили в силу измененные положения Трудового кодекса (введенные на основании Закона от 10 января 2018 года о внесении изменений в некоторые акты в связи с сокращением сроков хранения файлов работников и их электроники (Dz.U.2018.357). Срок хранения файлов сотрудников изменился, в настоящее время он составляет 50 лет, а с 1 января этого года - 10 лет, но не во всех случаях можно будет применить новый, более короткий срок хранения документов сотрудников.

Измененное положение ст. 94 раздел 9b Трудового кодекса предусматривает, что работодатель будет обязан хранить документацию работника таким образом, чтобы гарантировать его конфиденциальность, целостность, полноту и доступность. Кроме того, в условиях, которые не были повреждены или разрушены в течение периода занятости, а также в течение 10 лет, считая с конца календарного года, в котором трудовые отношения были прекращены или истекли, если отдельные положения не предусматривают более длительный срок хранения документации работника.

С какими сотрудниками работодатель сможет сократить срок хранения файлов до 10 лет?

Сокращение срока хранения файлов сотрудников будет распространяться на сотрудников, принятых на работу после 1 января 2019 года. В случае сотрудников, принятых на работу с января 1999 года по декабрь 2018 года, работодатель сможет сократить срок хранения файлов до 10 лет, если он предоставит ZUS выписку (ZUS OSW) и информационный отчет (ZUS RIA). В случае сотрудников, принятых на работу до 1 января 1999 года, работодатель не может сократить срок хранения файлов, и в этом случае все еще необходимо применять 50-летний период.

Важнейшие поправки в Трудовой кодекс в связи со вступлением в силу RODOЗаконодатель в настоящее время работает над адаптацией положений трудового законодательства к RODO. Для этого планируется включить изменение положения ст. 221 к.п., который определяет объем данных, собранных работодателем от соискателей. Работодатель не сможет собирать такие личные данные, как имена родителей, но сможет собирать контактные данные, которые будут указаны кандидатом. Однако, что касается данных, касающихся образования, профессиональной квалификации и курса предыдущей работы, будущий работодатель сможет попросить работника предоставить такие данные, когда это необходимо для выполнения определенного вида работы или конкретной должности.

В соответствии с предлагаемыми изменениями, работодатель также сможет запросить адрес и номер PESEL, а в случае их отсутствия также тип и номер документа, подтверждающего личность. Следует также отметить, что работодатель - в связи со спецификой деятельности и конкретными профессиями - сможет собирать другие личные данные от сотрудников (например, данные о судимости). Важно всегда определять основания для обработки таких персональных данных, например, в соответствии с законом, который требует от работодателя обрабатывать эти данные.

Изменение правил также будет применяться к данным конкретной категории, то есть к биометрическим данным (например, отпечаткам пальцев), обработка которых до сих пор была очень ограниченной. Обработка биометрических данных будет приемлемой, если их администрирование необходимо из-за контроля доступа к особо важной информации или помещениям, требующим особой защиты, раскрытие которых может подвергнуть работодателя ущербу. Это означает, что будет создана правовая основа для обработки биометрических данных сотрудников с целью обеспечения доступа к особо охраняемым территориям компании.

Помимо предлагаемых поправок в Трудовой кодекс, были внесены изменения в исполнительные акты, в частности, в отношении документации работников. 1 января 2019 года вступило в силу Постановление министра по делам семьи, труда и социальной политики, касающееся документов о работниках от 10 декабря 2018 года, которое заменило ранее вступивший в силу указ министра труда и социальной политики от 28 мая 1996 года об объеме документации работодателей по вопросам, связанным с трудовыми отношениями, и способ хранения личных дел.

Изменения в сфере обработки данных для Социального фонда (ZFŚS)

Работодатели обрабатывают большое количество персональных данных работников в связи с работой Фонда социальных льгот Компании. Также важно, чтобы работодатели обрабатывали конфиденциальные данные (данные определенной категории) в Социальном фонде, обработка которого, как правило, запрещена, если только нет законных оснований для их обработки, указанных в положении ст. 9 пар. 2 RODO. Важно отметить, что чаще всего в Социальном фонде обрабатываются не только данные работников, но и членов их семей.

Как обрабатывать эти личные данные на законных основаниях? Предлагаемое изменение указывает, что предоставление работодателю персональных данных лиц, имеющих право на использование CSFF, производится посредством заявления. Тем не менее, работодатель будет иметь право запросить подтверждение информации, содержащейся в этом заявлении.

Обработка персональных данных работников и членов их семей с целью получения помощи от Социального фонда будет доступна лицам, которые имеют письменное разрешение на обработку таких данных работодателем. Эти лица будут дополнительно обязаны хранить данные в секрете.

Кроме того, законопроект накладывает на работодателя обязанность проверять личные данные, собранные в рамках управления Социальным фондом, с целью определения необходимости их дальнейшего хранения. Такой обзор должен проводиться хотя бы один раз в течение календарного года.

Ведение записей в цифровом виде

С 1 января 2019 года работодатели могут выбирать, вести ли учет работников в электронном или бумажном виде. Вышеупомянутые поправки к Трудовому кодексу в этой области призваны ускорить процесс разработки документов, сократить время поиска документации для сотрудников, улучшить качество документации и снизить затраты на ее хранение. Работодатель сможет выбрать, намерен ли он хранить документацию в электронном виде, что будет очень удобно для многих компаний, поскольку они уже готовы использовать имеющиеся системы для поддержки их в процессе обработки данных сотрудников. С нового года документация работника, хранящаяся и хранящаяся в электронной форме, будет эквивалентна записям работника, которые хранятся и хранятся в бумажной форме.