Szanowny Kliencie, w lutym 2026 r. Ministerstwo Sprawiedliwości zaktualizowało interfejs systemu bezpłatnego składania sprawozdań finansowych do Repozytorium Dokumentów Finansowych KRS. Niniejsza instrukcja pomoże przeprowadzić konfigurację konta (wymagana tylko raz) oraz złożyć roczne sprawozdanie finansowe.
Jeśli konto zostało już skonfigurowane — przejdź bezpośrednio do kroku 18.
Krok 1.
Aby rozpocząć składanie sprawozdania, wejdź na stronę https://prs.ms.gov.pl/. Wybierz opcję „Krajowy Rejestr Sądowy”, jak pokazano na zrzucie ekranu:
Krok 2.
Wybierz opcję RDF, tak jak pokazano na zrzucie ekranu:
Krok 3.
Jeśli połączyłeś już wcześniej konta — wybierz opcję oznaczoną na rysunku numerem 1 i przejdź do kroku 18. Jeśli nie skonfigurowałeś jeszcze kont, wybierz opcję oznaczoną na rysunku numerem 2:
Krok 4.
Należy założyć konto w Portalu Rejestrów Sądowych. Kliknij przycisk „Rejestracja”, jak pokazano na ilustracji:
Krok 5.
Aby zarejestrować konto w Portalu Rejestrów Sądowych, należy posiadać aktywny podpis elektroniczny. Wybierz opcję pokazaną na ilustracji:
Krok 6.
Wybierz rodzaj podpisu, który posiadasz.
Krok 7.
Wprowadź dane dostępowe do podpisu elektronicznego lub zaloguj się za pomocą konta bankowego, jeśli posiadasz konto osobiste w jednym z proponowanych banków polskich:
Krok 8.
Wpisz swój adres e-mail w odpowiednim polu. W ciągu minuty na ten adres zostanie wysłana wiadomość z cyfrowym kodem potwierdzającym. Wprowadź go na stronie zgodnie z instrukcją:
Krok 9.
Ustaw hasło. Szczegółowe wymagania dotyczące struktury hasła dostępu do Portalu Rejestrów Sądowych znajdują się pod ikoną informacji przy polu hasła.
Krok 10.
Zapoznaj się z informacją o przetwarzaniu danych osobowych i kliknij przycisk „Akceptuj” na dole strony, jeśli zgadzasz się z zasadami przetwarzania danych:
Krok 11.
Jeśli poprzednie kroki zostały wykonane poprawnie, pojawi się komunikat o utworzeniu konta osoby fizycznej w Portalu Rejestrów Sądowych (PRS). Proszę zwrócić uwagę, że na tej stronie podana jest nazwa użytkownika do logowania się do PRS; najczęściej ma ona następujący format: pnopl- oraz numer PESEL użytkownika:
Krok 12.
Powtórz czynności opisane w kroku 1, a następnie wykonaj czynności opisane w kroku 2 niniejszej instrukcji. Na stronie wybierz przycisk „Połącz konta S24 i PRS”, jak pokazano na zrzucie ekranu. Ten krok pozwoli połączyć dotychczasową i nową funkcjonalność w zakresie składania sprawozdań.
Krok 13.
Zaloguj się do systemu PRS, używając danych podanych w krokach 8 i 9 niniejszej instrukcji.
Krok 14.
Potwierdź logowanie do systemu PRS za pomocą jednorazowego hasła, które zostanie wysłane na adres e-mail podany w kroku 8 podczas rejestracji:
Krok 15.
Zaloguj się do RDF (w tym celu należy użyć danych, których używałeś do logowania się do systemu S24). W odpowiednich polach wpisz login i hasło:
Krok 16.
System wyświetla dane konta w systemie PRS oraz konta w systemie S24. Jeśli oba konta zostały zarejestrowane przez tę samą osobę fizyczną, dane będą się zgadzać. Naciśnij przycisk, aby zintegrować dane, zgodnie z instrukcją na zrzucie ekranu. Integracja może potrwać kilka minut, a po zakończeniu połączenia wyświetli się odpowiedni komunikat.
Krok 17.
Po pomyślnym połączeniu kont powtórz czynności opisane w kroku 1.
Krok 18.
Wybierz opcję „Zaloguj się na konto PRS”, jak pokazano na zrzucie ekranu, a następnie zaloguj się do PRS, używając loginu i hasła ustalonych w krokach 8–9.
Krok 19.
Przed Państwem znajduje się strona główna Repozytorium dokumentów finansowych. Jeśli chcą Państwo utworzyć nowe zgłoszenie sprawozdania, proszę wybrać opcję wskazaną na zrzucie ekranu.
Warto wiedzieć:
- Jeśli utworzyli Państwo zgłoszenie, ale nie przesłali go do Repozytorium, jego wersja robocza będzie dostępna na tej stronie.
- Wersje robocze zgłoszeń są automatycznie usuwane z portalu po upływie 14 dni od momentu ich zapisania.
- Podpisanie plików sprawozdawczych, utworzenie i podpisanie zgłoszenia nie powodują automatycznego wysłania zgłoszenia do Repozytorium. Koniecznie wykonaj całą instrukcję do końca, a także upewnij się, że adnotacja o złożeniu sprawozdania pojawiła się w odpowiedniej sekcji aktualnego wyciągu firmy z KRS (zazwyczaj w ciągu jednego dnia roboczego od momentu złożenia sprawozdania odpowiednia adnotacja pojawia się w rejestrze).
Krok 20.
Wpisz numer KRS firmy, dla której składasz sprawozdanie, a następnie kliknij przycisk „Znajdź” — portal automatycznie pobierze dane firmy z rejestru KRS:
Krok 21.
Jeśli pobrane dane są poprawne, utwórz nowe zgłoszenie. Jeśli natomiast widzisz dane innej firmy niż ta, dla której składasz raport, sprawdź poprawność wprowadzonego numeru KRS:
Krok 22.
Sprawdź dane przedstawicieli; jeśli dane są poprawne, przejdź do następnego kroku.
Zalecenie — na tym etapie warto mieć podpisane pliki sprawozdawcze.
Przypominamy, że domyślnie pakiet rocznego sprawozdania finansowego składa się z następujących plików:
- Roczne sprawozdanie finansowe w formacie xml — musi być podpisane przez cały skład zarządu spółki. Jeśli jeden z członków zarządu nie może podpisać sprawozdania lub odmawia jego podpisania — patrz wskazówki do kroku 25. Plik musi zawierać co najmniej jeden podpis elektroniczny, aby system zezwolił na jego dodanie.
- Sprawozdanie zarządu z działalności (sprawozdanie z działalności spółki — jeśli zostało sporządzone) w formacie pdf — musi być podpisane przez cały skład zarządu spółki. Jeśli jeden z członków zarządu nie może podpisać sprawozdania lub odmawia jego podpisania — patrz wskazówki do kroku 25. Plik musi zawierać co najmniej jeden podpis elektroniczny, aby system zezwolił na jego dodanie.
- Uchwała walnego zgromadzenia wspólników spółki w sprawie zatwierdzenia sprawozdania finansowego (w pakietach sprawozdawczych inPL — Uchwała nr 1) — w formacie pdf — musi być podpisana przez wszystkich wspólników spółki, plik musi zawierać podpisy elektroniczne.
- Uchwała walnego zgromadzenia wspólników spółki w sprawie podziału zysku lub pokrycia straty (w pakietach sprawozdawczych inPL — Uchwała nr 2–3, zeskanowane w jednym pliku) — w formacie pdf — musi być podpisana przez wszystkich wspólników spółki, plik musi zawierać podpisy elektroniczne.
Krok 23.
Wybierz rodzaj zgłoszenia — „Roczne sprawozdanie finansowe i inne dokumenty finansowe”.
Wybierz datę rozpoczęcia i zakończenia okresu sprawozdawczego. Zazwyczaj okres sprawozdawczy rozpoczyna się 01.01 i kończy 31.12 danego roku obrotowego.
Wyjątkiem są przypadki, gdy a) spółka składa sprawozdanie za rok, w którym została zarejestrowana, lub b) spółka składa sprawozdanie za pierwszy łączny rok obrotowy zgodnie ze statutem. W takim przypadku należy podać daty rozpoczęcia i zakończenia okresu sprawozdawczego zgodnie z tym, jak zostały one określone w sprawozdaniu w formacie xml.
Krok 24.
Prześlij kolejno podpisane pliki wymienione w kroku 22.
Uwaga: w przypadku rocznego sprawozdania finansowego w formacie xml jako datę sporządzenia należy podać datę wygenerowania, a nie podpisania pliku; data ta jest podana w strukturze pliku poniżej daty początku i końca okresu sprawozdawczego.
W przypadku pozostałych plików jako datę sporządzenia należy wpisać datę faktycznego podpisania.
Uwaga — pliki sprawozdawcze należy złożyć w ciągu 14 dni od momentu ich podpisania.
Roczne sprawozdanie finansowe w formacie xml przechodzi systemową weryfikację przez portal. Należy poczekać, aż status walidacji danych będzie „Zatwierdzony”, jak na zrzucie ekranu.
Krok 25.
W kolejnym kroku można dołączyć dodatkowe dokumenty.
Jeśli jeden z właścicieli i/lub dyrektorów nie ma technicznej możliwości podpisania jednego z plików sprawozdawczych lub sprzeciwia się podpisaniu — należy przygotować i podpisać odpowiednie oświadczenie z podaniem przyczyn oraz dołączyć skan (w formacie pdf) tego oświadczenia właśnie na tym etapie. Jeśli nie dołączasz żadnych oświadczeń — przejdź do następnego kroku.
Krok 26.
W kolejnym kroku należy podpisać oświadczenie dotyczące sprawozdania finansowego.
Podpisanie powinno odbywać się zgodnie z zasadami reprezentacji spółki przez zarząd. Jeśli statut spółki przewiduje prawo każdego z dyrektorów do reprezentowania spółki niezależnie od pozostałych dyrektorów — wystarczy podpis dowolnego członka zarządu na oświadczeniu. Jeśli natomiast statut wymaga wspólnego reprezentowania przez wszystkich dyrektorów — oświadczenie musi podpisać każdy członek zarządu.
Aby złożyć podpis, należy wybrać przycisk „Opcje” obok odpowiedniego nazwiska, a następnie nacisnąć przycisk „Podpisz”:
Krok 27.
Naciśnij przycisk „Kontynuuj”, tak jak pokazano na zrzucie ekranu:
Krok 28.
Wybierz odpowiedni typ podpisu i postępuj zgodnie z instrukcjami wyświetlanymi na stronie dla wybranego typu podpisu.
Krok 29.
Po pomyślnym podpisaniu na stronie pojawi się odpowiedni komunikat; naciśnij przycisk „Zamknij”:
Krok 30.
Po podpisaniu zgłoszenia zgodnie z instrukcją podaną w kroku 26 należy je przesłać do Repozytorium dokumentów finansowych. W tym celu należy kliknąć przycisk i potwierdzić wysłanie, tak jak pokazano na zrzucie ekranu:
Gratulujemy, złożyliście roczne sprawozdanie finansowe.
Aby uniknąć problemów technicznych, zalecamy sprawdzenie, czy informacja o złożonym sprawozdaniu widnieje w aktualnym wyciągu Państwa firmy z KRS w rubryce 2 sekcji 3 wyciągu.
Aktualny wyciąg można pobrać bezpłatnie pod adresem: https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/