Zespół · Systemy · Ciągłość obsługi

Zewnętrzny dział księgowy dla Twojej firmy

Przejmujemy uzgodnioną funkcję działu księgowego i organizujemy pracę dedykowanego zespołu zgodnie z procesami, systemami oraz strukturą przedsiębiorstwa. Zapewniamy jasno określony podział odpowiedzialności, zastępstwa i ciągłość bieżącej obsługi.

Zewnętrzny dział księgowy dla Twojej firmy

01 Dla kogo

Kiedy zewnętrzny dział
księgowy jest właściwym rozwiązaniem?

Ten model sprawdza się w przedsiębiorstwach, które potrzebują szerszego wsparcia niż standardowa obsługa księgowa, ale nie chcą budować i utrzymywać kompletnego zespołu wewnętrznego. Zakres współpracy ustalamy na podstawie organizacji procesów, wykorzystywanych systemów oraz oczekiwanego podziału odpowiedzialności.

Zamów usługę +48 512 895 895

Brak własnego działu księgowego

Dla przedsiębiorstw, które chcą powierzyć uzgodnioną funkcję księgową zewnętrznemu zespołowi bez tworzenia kompletnego działu wewnętrznego.

Rozwój i rosnąca liczba procesów

Dla firm, w których skala dokumentów, liczba podmiotów lub zakres raportowania wymagają dedykowanego zespołu i uporządkowanego podziału zadań.

Reorganizacja lub zmiana modelu obsługi

Dla organizacji przejmujących księgi po poprzednim dostawcy, zmieniających system albo porządkujących procesy po zmianach właścicielskich lub operacyjnych.

Potrzeba ciągłości i zastępstw

Dla przedsiębiorstw, które chcą ograniczyć zależność od pojedynczej osoby i zapewnić zastępstwa, procedury oraz dostęp do odpowiednich specjalistów.

02 Model zespołu

Dedykowany zespół zamiast pojedynczej osoby.

Zespół dobieramy do zakresu przejmowanych obowiązków, wykorzystywanego systemu oraz organizacji przedsiębiorstwa. Ustalamy role, odpowiedzialność, sposób komunikacji i zasady zastępstw, aby obsługa nie była oparta wyłącznie na pracy jednej osoby.

Osoba odpowiedzialna za współpracę

Wyznaczamy osobę koordynującą obsługę, bieżące ustalenia, terminy oraz komunikację pomiędzy klientem a zespołem księgowym.

Zespół odpowiednich specjalistów

Poszczególne zadania realizują osoby dobrane do ich zakresu — między innymi prowadzenia ksiąg, rozliczeń podatkowych, sprawozdawczości i procesów operacyjnych.

Zastępstwa i ciągłość pracy

Podział ról, procedury i uporządkowany dostęp do informacji umożliwiają przekazywanie zadań podczas nieobecności lub okresowego wzrostu obciążenia.

Kontrola i uporządkowana komunikacja

Uzgadniamy sposób przekazywania dokumentów, zgłaszania spraw, zatwierdzania działań oraz raportowania statusów i terminów.

03 Zakres

Zakres przejmowanej funkcji.

Zakres zewnętrznego działu księgowego ustalamy odpowiednio do organizacji przedsiębiorstwa, podziału obowiązków i wykorzystywanych systemów. Może obejmować prowadzenie ksiąg oraz powiązane procesy operacyjne i raportowe.

Księgi, podatki i sprawozdawczość

Prowadzimy księgi rachunkowe i wymagane ewidencje, przygotowujemy rozliczenia VAT, CIT, JPK oraz sprawozdania finansowe w uzgodnionym zakresie.

Dokumenty i fakturowanie

Organizujemy przekazywanie, weryfikację i obieg dokumentów. Możemy również przygotowywać faktury sprzedażowe oraz prowadzić uzgodnione rejestry i zestawienia.

Rozrachunki i płatności

Możemy wprowadzać przelewy do zatwierdzenia przez klienta albo — na podstawie nadanych uprawnień — realizować wybrane płatności, na przykład wynagrodzenia i podatki. Limity i zakres kontroli ustalamy przed rozpoczęciem współpracy.

Systemy i raportowanie

Pracujemy w uzgodnionym systemie klienta albo w środowisku inPL. Zakres raportów i wymiany danych ustalamy po analizie wymagań technicznych oraz informacyjnych przedsiębiorstwa.

04 Wdrożenie

Jak przejmujemy dział księgowy?

Przejęcie obsługi poprzedzamy rozpoznaniem obecnego sposobu pracy, stanu dokumentacji, wykorzystywanych systemów oraz odpowiedzialności pozostających po stronie klienta.

  • 01

    Analiza obecnego modelu

    Ustalamy strukturę firmy, zakres procesów, stan ksiąg, sposób obiegu dokumentów, raportowanie oraz osoby uczestniczące w procesie.

  • 02

    Zakres i harmonogram przejęcia

    Określamy podział odpowiedzialności, kolejność działań, wymagane dostępy, dokumenty oraz termin uruchomienia poszczególnych elementów obsługi.

  • 03

    Konfiguracja i przekazanie procesów

    Przygotowujemy środowisko pracy, uzgadniamy procedury, przejmujemy dane i dokumentację oraz testujemy obieg informacji i zatwierdzeń.

  • 04

    Uruchomienie obsługi

    Zespół rozpoczyna realizację uzgodnionych zadań. W pierwszym okresie weryfikujemy działanie procesu i wprowadzamy potrzebne korekty organizacyjne.

05 Powiązane usługi

Zewnętrzny dział księgowy może
być częścią szerszej obsługi firmy.

Dobieramy zakres współpracy do struktury przedsiębiorstwa. W razie potrzeby zespół księgowy możemy połączyć z obsługą kadrowo-płacową, wsparciem zarządczym lub przejęciem wybranych procesów.

06 Kontakt

Porozmawiajmy o organizacji działu księgowego.

Podczas pierwszej rozmowy ustalimy obecny model pracy, wykorzystywane systemy, podział odpowiedzialności oraz planowany termin przejęcia obsługi. Na tej podstawie zaproponujemy zakres zespołu i harmonogram wdrożenia.

Umów rozmowę +48 512 895 895